Os seus sistemas funcionam. Só não falam uns com os outros
Cada ferramenta que comprou resolve bem o seu problema. O problema é o espaço entre elas, que ninguém vendeu a ninguém e que acabou entregue a uma pessoa com dois separadores abertos.
Porque é que isto acontece a toda a gente
Ninguém escolhe ter sistemas isolados. Acontece por acumulação. Compra-se a faturação porque era obrigatório, o CRM porque a equipa comercial cresceu, a loja online porque apareceu a oportunidade, e a ferramenta de email porque o gestor de marketing já a conhecia. Cada decisão foi razoável por si.
O que nunca teve dono foi o espaço entre elas. E como esse espaço tinha de ser preenchido por alguém, foi preenchido por pessoas, à mão, sem que ninguém tenha alguma vez decidido que seria assim.
A pergunta que fazemos primeiro
Antes de ligar seja o que for: qual é a fonte da verdade para cada tipo de informação?
Se um cliente muda de morada, onde é que essa mudança tem de ser feita para valer? Se a resposta for “depende” ou “em todos”, a integração ainda não pode ser construída, porque não há forma de resolver conflitos. Decidir isto é chato, dá discussão, e é a diferença entre uma integração que se aguenta e uma que passa a vida a criar duplicados.
Como ligamos
Por eventos, sempre que possível. Quando alguma coisa acontece num sistema, ele avisa e a informação segue logo. É mais rápido e gasta menos.
Por sincronização periódica, quando não há eventos. De cinco em cinco minutos, de hora a hora, uma vez por dia. Escolhe-se conforme a urgência real, não conforme o que parece melhor.
Com reprocessamento, sempre. Serviços vão abaixo, ligações caem, uma resposta demora de mais. Tudo o que montamos assume isso e volta a tentar, com espera crescente, e avisa uma pessoa quando desiste.
O caso mais comum: o site que não fala com o resto
O exemplo que mais aparece é também o mais caro em oportunidade perdida. Alguém preenche um formulário no site. O que devia acontecer é: registo criado, notificação imediata a quem responde, seguimento agendado, e medição.
O que costuma acontecer é chegar um email a uma caixa partilhada. Se a pessoa certa não o vir, ninguém mais sabe que existiu. É por isso que tratamos os websites e a captação como sendo, na prática, uma questão de integração.
Sinais de que vale a pena mexer
- A mesma informação está em três sítiosE cada sítio tem uma versão ligeiramente diferente da verdade.
- Há dois separadores sempre abertos lado a ladoUm para ler, outro para escrever. Isso é uma integração feita por uma pessoa.
- Ninguém sabe qual é o sistema principalQuando os números não batem certo, discute-se qual deles está certo.
- Comprou uma ferramenta nova e nada mudouFicou isolada, e o trabalho de a alimentar recaiu sobre a equipa.
- As encomendas do site são lançadas à mãoCom atraso, e com o risco de uma se perder pelo caminho.
- Os relatórios são montados em Excel todos os mesesExportar de três sítios e juntar é um sinal de que falta uma ligação.
Antes e depois
- A mesma informação escrita duas ou três vezes
- Atrasos entre o que acontece e o que aparece no sistema
- Números que não batem certo entre ferramentas
- Relatórios montados à mão a partir de exportações
- Cada dado é escrito uma vez e propaga-se
- As ferramentas refletem o que aconteceu, em minutos
- Existe uma fonte principal decidida e documentada
- Os relatórios saem do sistema, não de um Excel
Com o que trabalhamos
Deixámos esta lista para o fim de propósito. A ferramenta é a última decisão, não a primeira.
- APIs REST e webhooks
- CRM
- ERP e faturação
- Lojas online
- Pagamentos
- WhatsApp e email
- Formulários
- Calendários
- Bases de dados
- Sincronização bidirecional
- Reprocessamento de falhas
O que nos perguntam sempre
E se uma das ferramentas não tiver API?
Acontece, sobretudo em software mais antigo. Nesses casos há quase sempre um caminho: exportações agendadas, ficheiros numa pasta partilhada, base de dados em leitura direta. É menos elegante e dizemos isso à partida, mas resolve.
O que acontece quando um dos sistemas está em baixo?
A integração guarda o que não conseguiu entregar e volta a tentar. O que nunca fazemos é deixar cair informação em silêncio: se ao fim de várias tentativas não passar, alguém é avisado, com o registo do que ficou por entregar.
Isto obriga-nos a mudar de CRM?
Não. O princípio desta frente é exatamente o contrário: manter as ferramentas que já paga e já sabe usar, e resolver o espaço entre elas. Trocar de CRM é um projeto muito maior, e raramente é a solução para dados que não circulam.
Como sabemos que está a funcionar?
Toda a integração que montamos deixa registo: o que entrou, o que saiu, o que falhou e o que foi tentado outra vez. Sem esse registo, uma integração é uma caixa preta que ninguém consegue depurar quando falha daqui a seis meses.
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Comprar mais uma ferramenta raramente resolve. O trabalho está no espaço entre elas, que ninguém vendeu a ninguém e acabou entregue a uma pessoa com dois separadores abertos.
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Uma conversa de 30 minutos chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Resposta habitual em 24 horas.