Os seus sistemas funcionam. Só não falam uns com os outros
Cada ferramenta que comprou resolve bem o seu problema. O problema é o espaço entre elas, que ninguém vendeu a ninguém e que acabou entregue a uma pessoa com dois separadores abertos.
- Faturação
- Loja online
- Folha de cálculo
Um só registo
O que recebe
Ligações entre as ferramentas que já usa
Cada dado é escrito uma vez e propaga-se, sem trocar nenhuma das ferramentas.
Uma fonte principal decidida
Para cada tipo de informação fica decidido e documentado qual é o sistema que manda.
Registo de tudo o que passa
O que entrou, o que saiu, o que falhou e o que foi tentado outra vez.
Como decorre
Decidir a fonte da verdade
Antes de ligar seja o que for, decidimos onde cada tipo de informação tem de ser alterado para valer.
Ligar os sistemas
Por eventos sempre que possível, e por sincronização periódica quando não há eventos.
Reprocessar e avisar
Quando um serviço falha, a integração guarda o que ficou por entregar, volta a tentar e avisa uma pessoa se desistir.
O que não prometemos
- Não trocamos as ferramentas que já usa. Trocar de CRM é um projeto muito maior.
- Sem API, o caminho é menos elegante: exportações agendadas, ficheiros ou leitura direta da base de dados. Dizemos isso à partida.
- Não ligamos sistemas sem estar decidido qual é a fonte principal de cada informação.
Mais detalhe
Porque é que isto acontece a toda a gente
Ninguém escolhe ter sistemas isolados. Acontece por acumulação. Compra-se a faturação porque era obrigatório, o CRM porque a equipa comercial cresceu, a loja online porque apareceu a oportunidade, e a ferramenta de email porque o gestor de marketing já a conhecia. Cada decisão foi razoável por si.
O que nunca teve dono foi o espaço entre elas. E como esse espaço tinha de ser preenchido por alguém, foi preenchido por pessoas, à mão, sem que ninguém tenha alguma vez decidido que seria assim.
A pergunta que fazemos primeiro
Antes de ligar seja o que for: qual é a fonte da verdade para cada tipo de informação?
Se um cliente muda de morada, onde é que essa mudança tem de ser feita para valer? Se a resposta for “depende” ou “em todos”, a integração ainda não pode ser construída, porque não há forma de resolver conflitos. Decidir isto é chato, dá discussão, e é a diferença entre uma integração que se aguenta e uma que passa a vida a criar duplicados.
Como ligamos
Por eventos, sempre que possível. Quando alguma coisa acontece num sistema, ele avisa e a informação segue logo. É mais rápido e gasta menos.
Por sincronização periódica, quando não há eventos. De cinco em cinco minutos, de hora a hora, uma vez por dia. Escolhe-se conforme a urgência real, não conforme o que parece melhor.
Com reprocessamento, sempre. Serviços vão abaixo, ligações caem, uma resposta demora de mais. Tudo o que montamos assume isso e volta a tentar, com espera crescente, e avisa uma pessoa quando desiste.
O caso mais comum: o site que não fala com o resto
O exemplo que mais aparece é também o mais caro em oportunidade perdida. Alguém preenche um formulário no site. O que devia acontecer é: registo criado, notificação imediata a quem responde, seguimento agendado, e medição.
O que costuma acontecer é chegar um email a uma caixa partilhada. Se a pessoa certa não o vir, ninguém mais sabe que existiu. É por isso que tratamos os websites e a captação como sendo, na prática, uma questão de integração.
O que nos perguntam sempre
E se uma das ferramentas não tiver API?
Acontece, sobretudo em software mais antigo. Nesses casos há quase sempre um caminho: exportações agendadas, ficheiros numa pasta partilhada, base de dados em leitura direta. É menos elegante e dizemos isso à partida, mas resolve.
O que acontece quando um dos sistemas está em baixo?
A integração guarda o que não conseguiu entregar e volta a tentar. O que nunca fazemos é deixar cair informação em silêncio: se ao fim de várias tentativas não passar, alguém é avisado, com o registo do que ficou por entregar.
Isto obriga-nos a mudar de CRM?
Não. O princípio desta frente é exatamente o contrário: manter as ferramentas que já paga e já sabe usar, e resolver o espaço entre elas. Trocar de CRM é um projeto muito maior, e raramente é a solução para dados que não circulam.
Conte-nos o que está a travar a sua operação.
Descreva o problema por palavras suas. Não precisa de saber o que é preciso construir.
- Lemos o pedido.
- Respondemos em até uma hora, por email ou telefone, em inglês ou português.
- Se fizer sentido, marcamos uma conversa.