Antes de construir, descobrimos onde vale a pena mexer
A maior parte das empresas não precisa de mais software. Precisa de saber qual das vinte coisas que faz à mão é a que está mesmo a custar dinheiro. É isso que este trabalho responde, com números, antes de alguém escrever uma linha de código.
O que é que este trabalho responde
Três perguntas, por esta ordem:
Onde é que o trabalho se está a perder? Não em geral, mas em processos concretos, com um nome e uma pessoa responsável. “A receção passa cerca de duas horas por dia a passar marcações do Excel para o software de faturação” é uma resposta. “Falta digitalização” não é.
Quanto custa isso por mês? Uma estimativa honesta, com a conta à vista, para poder ser discutida. Se o número parecer alto de mais ou baixo de mais, quero que discuta a conta, não que acredite nela.
O que compensa mudar primeiro? Ordenado por impacto a dividir por esforço. E, tão importante como isso, o que não compensa mudar de todo.
Como funciona, na prática
Começamos por falar com quem faz o trabalho, não só com quem o gere. É uma distinção que importa: quem gere descreve o processo como ele foi desenhado, quem executa descreve-o como ele é. A diferença entre os dois é normalmente onde está o problema.
Depois olhamos para os sistemas que já existem. Não para os substituir. Para perceber o que é que cada um já faz bem, o que faz mal, e sobretudo onde é que a informação salta de um para o outro por intermédio de uma pessoa a copiar e colar. Esses saltos são quase sempre os pontos mais caros e mais fáceis de resolver.
No fim contamos. Quantas vezes por semana, quantos minutos de cada vez, quantas pessoas envolvidas. É aritmética simples, e é o que transforma “isto dá muito trabalho” em “isto são cerca de trinta horas por mês”.
O que recebe
Um documento com o mapa da operação, a lista de processos ordenada por prioridade, o custo estimado de cada um, e uma proposta de fases. Escrito para ser lido por si, não por um técnico.
Se avançarmos para a construção, este documento passa a ser o âmbito: já sabemos o que vamos fazer, por que ordem, e o que fica de fora. É por isso que conseguimos fechar âmbito, prazo e preço antes de começar.
Porque é que insistimos nisto
Porque a alternativa é construir bem a coisa errada. Já vimos empresas automatizarem o processo mais visível, que era o que mais chateava, e descobrirem meses depois que o dinheiro estava noutro sítio completamente diferente. O software ficou bom. O problema continuou lá.
Fazer o diagnóstico primeiro é o que nos permite dizer-lhe, sem risco para nós, que às vezes a melhor decisão é não construir nada.
Sinais de que vale a pena mexer
- Sabe que se perde tempo, mas não sabe ondeToda a gente na equipa tem a sua teoria, e todas são diferentes.
- Já comprou ferramentas que ninguém usaForam compradas para resolver um problema que não era o principal.
- Há pessoas a copiar informação entre sistemasE ninguém contou quantas horas por semana é que isso dá.
- Quer automatizar mas não sabe por onde começarComeçar pelo passo errado custa o dobro e desanima a equipa.
- Recebe contactos e não sabe quantos se perdemSem medição, um lead perdido é indistinguível de um lead que nunca existiu.
- Cada proposta é montada do zeroO mesmo trabalho, repetido, sem que ninguém tenha decidido que seria assim.
Antes e depois
- Decide-se pela ferramenta que apareceu primeiro
- O problema mais visível leva a prioridade, não o mais caro
- Ninguém sabe quanto custa por mês o processo atual
- O que se muda não se mede, portanto não se sabe se melhorou
- Cada processo tem um custo mensal estimado e uma fonte para esse número
- A lista está ordenada por impacto a dividir por esforço
- Está escrito o que NÃO vale a pena mexer, e porquê
- Existe uma medição de partida para comparar daqui a três meses
Com o que trabalhamos
Deixámos esta lista para o fim de propósito. A ferramenta é a última decisão, não a primeira.
- Entrevistas com quem faz o trabalho
- Mapa de processos
- Contagem de tempo por tarefa
- Análise dos sistemas atuais
- Auditoria do funil de contactos
- Matriz impacto × esforço
- Estimativa de custo mensal
- Plano por fases
O que nos perguntam sempre
Quanto tempo demora?
Entre uma e três semanas, conforme o tamanho da operação e a facilidade em falar com quem faz mesmo o trabalho. A parte que demora não é a análise, é conseguir agenda com as pessoas certas.
Tenho de contratar a construção a seguir?
Não. O diagnóstico é um trabalho fechado, com entregável próprio. Se decidir construir com outra pessoa, ou não construir nada, o documento continua a ser seu e continua a servir.
E se a conclusão for que não vale a pena mexer?
Então é essa a conclusão e fica escrita. Já aconteceu. Custa muito menos ouvir isso no fim de duas semanas do que no fim de quatro meses de desenvolvimento.
Precisam de acesso aos nossos sistemas?
Só de leitura, e só ao que for necessário para contar o que já existe. Se preferir, o levantamento faz-se em conversa e com o que nos mostrar no ecrã, sem acessos nenhuns.
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Diga-nos o que está a travar o seu negócio
Uma conversa de 30 minutos chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Resposta habitual em 24 horas.