Antes de construir, descobrimos onde vale a pena mexer

Duas coisas diferentes: o diagnóstico e o levantamento

O diagnóstico é gratuito e sem compromisso. Uma conversa de vinte minutos, presencial ou por videochamada, sem custo e sem compromisso. Explique-nos como a empresa funciona hoje e onde sente que se perde tempo. No fim sabe por onde começaríamos, ou ouve de nós que não vale a pena mexer. Se decidir não avançar, fica por aí.

O levantamento completo é pago. Numa operação maior, o diagnóstico pode dar lugar a um levantamento de uma a três semanas, que é o que descrevemos a seguir. É orçamentado depois do diagnóstico, e o preço fica fechado antes de começar.

O que é que o levantamento responde

Três perguntas, por esta ordem:

Onde é que o trabalho se está a perder? Não em geral, mas em processos concretos, com um nome e uma pessoa responsável. “A receção passa cerca de duas horas por dia a passar marcações do Excel para o software de faturação” é uma resposta. “Falta digitalização” não é.

Quanto custa isso por mês? Uma estimativa honesta, com a conta à vista, para poder ser discutida. Se o número parecer alto de mais ou baixo de mais, quero que discuta a conta, não que acredite nela.

O que compensa mudar primeiro? Ordenado por impacto a dividir por esforço. E, tão importante como isso, o que não compensa mudar de todo.

Como funciona, na prática

Começamos por falar com quem faz o trabalho, não só com quem o gere. É uma distinção que importa: quem gere descreve o processo como ele foi desenhado, quem executa descreve-o como ele é. A diferença entre os dois é normalmente onde está o problema.

Depois olhamos para os sistemas que já existem. Não para os substituir. Para perceber o que é que cada um já faz bem, o que faz mal, e sobretudo onde é que a informação salta de um para o outro por intermédio de uma pessoa a copiar e colar. Esses saltos são quase sempre os pontos mais caros e mais fáceis de resolver.

No fim contamos. Quantas vezes por semana, quantos minutos de cada vez, quantas pessoas envolvidas. É aritmética simples, e é o que transforma “isto dá muito trabalho” em “isto são cerca de trinta horas por mês”.

O que recebe

Um documento com o mapa da operação, a lista de processos ordenada por prioridade, o custo estimado de cada um, e uma proposta de fases. Escrito para ser lido por si, não por um técnico.

Se avançarmos para a construção, este documento passa a ser o âmbito: já sabemos o que vamos fazer, por que ordem, e o que fica de fora. É por isso que conseguimos fechar âmbito, prazo e preço antes de começar.

Porque é que insistimos nisto

Porque a alternativa é construir bem a coisa errada. Já vimos empresas automatizarem o processo mais visível, que era o que mais chateava, e descobrirem meses depois que o dinheiro estava noutro sítio completamente diferente. O software ficou bom. O problema continuou lá.

Fazer o diagnóstico primeiro é o que nos permite dizer-lhe, sem risco para nós, que às vezes a melhor decisão é não construir nada.

Perguntas

Precisam de acesso aos nossos sistemas?

Só de leitura, e só ao que for necessário para contar o que já existe. Se preferir, o levantamento faz-se em conversa e com o que nos mostrar no ecrã, sem acessos nenhuns.