Software à medida ou ferramenta pronta: como decidir
Vendemos software à medida e a nossa resposta mais frequente é que não vale a pena construir. Vale a pena explicar porquê, e onde é que a conta se inverte.
Esta é uma decisão que custa caro nos dois sentidos. Construir o que se podia ter comprado é gastar dez vezes mais por um resultado igual. Comprar o que devia ter sido construído é passar anos a torcer a empresa para caber num software que assume outra coisa.
A boa notícia é que a decisão é mais simples do que parece, se as perguntas forem feitas pela ordem certa.
A pergunta que decide quase tudo
O seu processo é uma vantagem ou um acidente?
Se a forma como trata os pedidos, calcula preços ou prioriza o trabalho é o que faz os clientes escolherem-no, então torcer isso para caber numa ferramenta genérica é pagar para ficar igual a toda a gente.
Se, pelo contrário, o processo é como é porque foi assim que ficou há oito anos e nunca ninguém voltou a pensar nele, então a ferramenta pronta traz consigo uma forma testada de fazer aquilo, e adaptar-se a ela é uma melhoria disfarçada de compromisso.
A maior parte das empresas está no segundo caso. Por isso a maior parte das empresas não devia mandar fazer software.
A regra dos 80%
Um teste prático que funciona bem: procure uma ferramenta pronta que cubra 80% do que precisa.
Se encontrar, compre-a. Os 20% que faltam resolvem-se quase sempre com automação ou integração por cima dela, e por uma fração do custo de construir tudo.
Se não encontrar, procure melhor. Se continuar a não encontrar depois de olhar a sério, incluindo ferramentas internacionais e de nicho, então tem provavelmente um problema pouco comum, e aí construir passa a fazer sentido.
O erro que vemos mais é parar a procura cedo de mais, por a primeira ferramenta testada não ter agradado à equipa na primeira semana.
O custo que ninguém orça
Quando se compara, comparam-se dois números: o preço da licença anual e o preço do desenvolvimento. É uma comparação errada, porque falta uma coluna inteira.
Software à medida tem custo contínuo: alojamento, atualizações de segurança, correção de problemas, adaptação a mudanças nas ferramentas com que se liga, e evolução conforme a empresa muda. Isso não desaparece no dia em que o projeto é entregue.
Uma regra que se aproxima do que vemos na prática: conte, por ano, com uma fatia do custo inicial só para manter o que já existe. Se essa linha não estiver no orçamento, o orçamento está errado, e o sistema vai envelhecer mal.
Do outro lado, a licença de SaaS também tem custos escondidos: preço por utilizador que cresce com a equipa, aumentos anuais que não controla, e funcionalidades que passam para um plano mais caro.
Onde é que a conta se inverte
Há quatro situações em que construir passa a compensar mesmo.
Quando as licenças ultrapassam a construção. Ferramentas cobradas por utilizador tornam-se caras depressa em equipas grandes. A partir de certa dimensão a conta inverte-se sozinha, e é aritmética, não gosto.
Quando o processo é o produto. Já falámos disto. Se é isso que o distingue, não o entregue a um software que assume outro modelo.
Quando precisa de dar acesso a gente de fora. Portais para clientes ou parceiros verem o estado do que lhes interessa são difíceis de comprar prontos e relativamente diretos de construir.
Quando ninguém no mercado tem este problema. Setores específicos, regulamentação própria, modelos invulgares. Existe software para clínicas e para oficinas; pode não existir para o que faz.
Onde é que construir é quase sempre errado
Contabilidade e faturação. É regulamentada, muda com a lei, e há software português que faz isso muito bem e responde pelas mudanças legais. Construir isto é comprar um problema perpétuo.
Email, calendário, documentos. Resolvido há vinte anos.
CRM genérico. Se o que precisa é registar contactos, oportunidades e seguimentos, compre. Só construa se o seu processo comercial for mesmo invulgar, o que é mais raro do que as pessoas acham.
Porque a ferramenta atual é “feia”. Interface é o argumento mais caro que existe para justificar um projeto. Custa muito menos habituar-se.
Uma terceira via que se esquece
A discussão costuma ser apresentada como binária, e não é. Há um caminho intermédio que resolve muitos casos: comprar a base e construir a diferença.
Fica com a ferramenta pronta para o que ela faz bem, e constrói-se por cima apenas a parte que é sua: um ecrã específico, um cálculo próprio, uma ligação a outro sistema, um portal para clientes que consulta os dados que já lá estão.
É menos entusiasmante do que um sistema novo de raiz, custa uma fração, e é a proposta que fazemos mais vezes.
Como decidimos com quem nos procura
Antes de orçamentar construção, fazemos as perguntas deste artigo. Se a conclusão for que existe ferramenta pronta que serve, dizemos isso, mesmo perdendo o projeto.
Não é generosidade. É que um sistema construído sem necessidade dá mau resultado para quem o encomendou e má reputação a quem o fez. É a versão cara de dizer que sim.
Se quiser fazer esta análise com números da sua operação em vez de princípios gerais, é isso que é um diagnóstico.