Quando o Excel deixou de ser uma folha e virou o sistema da empresa
Quase todas as empresas com que trabalhamos têm um Excel a fazer trabalho de sistema. Não é falta de rigor. É a ferramenta certa que ficou no sítio errado tempo de mais.
Há uma conversa que se repete quase sempre da mesma maneira. Perguntamos onde está a informação dos clientes e alguém responde, com um meio sorriso de desculpa: “está tudo num Excel”.
O meio sorriso é injusto. O Excel é uma das melhores peças de software alguma vez feitas, e a razão pela qual está lá é boa: foi a forma mais rápida de resolver o problema no dia em que o problema apareceu. Ninguém tem de pedir desculpa por isso.
O que vale a pena perceber é outra coisa: em que momento é que ele deixou de ser a ferramenta certa, e como é que se sabe que esse momento já passou.
Onde o Excel é imbatível
Vale a pena começar por aqui, porque a maior parte do que se escreve sobre isto começa por atacar a ferramenta, e é um erro.
Para pensar. Explorar números, testar cenários, fazer uma conta que ainda não se sabe bem qual é. Nada bate uma folha de cálculo para isso, e nenhum sistema à medida a substitui.
Para o que ainda não é um processo. Enquanto uma coisa acontece de forma irregular e ainda está a ser inventada, meter isso num sistema é congelar prematuramente uma decisão que ainda vai mudar dez vezes.
Para análises pontuais. Uma exportação, um cruzamento, uma resposta a uma pergunta que se faz uma vez. Perfeito.
Para uma pessoa só. Enquanto houver um dono e um utilizador, quase nenhum dos problemas abaixo se coloca.
Os quatro sinais de que passou o ponto
O problema não é o Excel. É o Excel a ser usado como base de dados partilhada, multiutilizador e crítica para o negócio, que é uma coisa para que ele nunca foi feito.
1. Mais do que uma pessoa escreve no mesmo ficheiro
É aqui que começa. Duas pessoas a editar, e aparece o orcamentos_v3_final_JOAO.xlsx. A partir daí ninguém consegue responder com certeza a qual é a versão boa, e a resposta honesta é que não há.
Mesmo com um ficheiro na nuvem e edição simultânea, continua a não haver forma de impedir que alguém apague acidentalmente uma coluna que outra pessoa precisava.
2. Ninguém sabe quem mudou o quê
Um número está diferente do que estava na semana passada. Quem o mudou, quando, e porquê? Num Excel partilhado, a resposta é normalmente impossível de obter. Numa base de dados, é uma consulta.
Isto deixa de ser um detalhe no dia em que um cliente contesta um valor.
3. Há fórmulas que ninguém se atreve a mexer
Quase todas as empresas têm uma folha assim. Foi feita por alguém que já saiu, tem fórmulas encadeadas em sete níveis, funciona, e existe um consenso tácito de não lhe tocar.
Isso é uma dependência crítica sem manutenção possível. É o equivalente a ter um sistema em produção sem código-fonte.
4. Não há controlo de quem vê o quê
Se o ficheiro com todos os clientes, margens e contactos está numa pasta partilhada, então toda a gente com acesso à pasta vê tudo. Não há perfis, não há registos de acesso, e não há como limitar.
Com dados pessoais lá dentro, isto passa a ser também uma questão de RGPD, e a resposta “está numa pasta a que só a equipa tem acesso” não costuma ser suficiente quando alguém pergunta a sério.
O sinal mais fiável de todos
Acima destes quatro, há um que resume tudo: alguém passa tempo a copiar informação de ou para essa folha.
Se o Excel fosse a ferramenta certa para aquele trabalho, o trabalho acabava lá. Quando é preciso levar aqueles dados para a faturação, ou trazê-los do site, ou passá-los para o mapa da semana, o Excel deixou de ser o sítio onde o trabalho vive e passou a ser uma estação de passagem. E as estações de passagem custam horas por semana, todas as semanas.
O que fazer, sem deitar nada fora
A pior reação a este diagnóstico é decidir substituir tudo por um sistema novo. Projetos assim demoram meses, custam caro e falham com frequência, porque a folha de cálculo não é só dados: é também um conjunto de regras que ninguém escreveu em lado nenhum.
Há caminhos mais baratos, por ordem de esforço.
Primeiro, parar a hemorragia. Se o custo é o tempo a copiar de e para a folha, muitas vezes resolve-se sem tocar na folha: automatizar a entrada e a saída dos dados. O Excel fica onde está e deixa de precisar de mãos.
Depois, tirar de lá o que é crítico. Não a folha inteira. Só a parte que não pode estar num ficheiro: os dados de clientes, o registo de quem mudou o quê, o que tem de ter acessos por perfil.
Só no fim, considerar um sistema. E aí a pergunta certa está noutro artigo: software à medida ou ferramenta pronta, porque na maior parte dos casos existe algo pronto que serve.
Uma coisa que o Excel faz melhor que qualquer sistema
Vale a pena guardar isto, porque é o erro que se comete a seguir.
Quando se substitui a folha por um sistema, perde-se a capacidade de fazer o que não estava previsto. No Excel, alguém acrescenta uma coluna em trinta segundos. No sistema, é um pedido, uma estimativa, e duas semanas.
Por isso, a versão boa deste caminho quase nunca é acabar com o Excel. É tirar-lhe a responsabilidade de ser o sistema, e devolver-lhe a função para a qual ele é imbatível: pensar sobre os números que o sistema produz.