O trabalho que se repete não devia ocupar ninguém
Há tarefas na sua empresa que se repetem todas as semanas, seguem sempre as mesmas regras, e mesmo assim precisam de uma pessoa. Não é falta de competência de ninguém. É só trabalho que nunca foi entregue a um sistema.
O que costuma valer a pena automatizar
Nem tudo. A automação compensa quando a tarefa tem quatro características ao mesmo tempo: repete-se, tem volume, segue regras que se conseguem escrever, e um erro custa alguma coisa. Falhando uma destas, muitas vezes é mais barato continuar a fazer à mão.
Os casos que mais aparecem:
De folha de cálculo para sistema. A informação nasce num Excel porque foi ali que foi mais rápido começar, e depois alguém tem de a levar para onde ela é mesmo precisa. É o caso mais comum e normalmente o mais fácil de resolver.
De email para processo. Chegam pedidos, encomendas ou candidaturas por email, e alguém lê, classifica e transcreve. A parte de ler e transcrever é automatizável; a de decidir os casos estranhos, não, e fica com a pessoa.
De contacto a seguimento. Um formulário preenchido no site devia gerar um registo, uma notificação e um seguimento agendado. Sem isso, o contacto fica dependente de alguém se lembrar dele.
De encomenda a expedição. O mesmo dado, o mesmo pedido, a viajar entre a loja, o stock, a faturação e a transportadora, normalmente por intermédio de uma pessoa a copiar referências.
De documento a dado. Faturas, guias, fichas em PDF que chegam de fora e têm de ser lidas para dentro. Aqui a leitura automática ajuda, mas com conferência humana, porque um número mal lido numa fatura é um problema contabilístico.
Onde é que pomos sempre uma pessoa
Há três sítios onde nunca deixamos o sistema decidir sozinho: quando a ação fala com um cliente, quando mexe em dinheiro, e quando é difícil de desfazer. Nesses pontos o fluxo prepara tudo, mostra o que vai fazer, e espera aprovação.
Isto torna a automação um pouco menos impressionante numa demonstração, e muito mais segura durante os anos em que vai correr sem ninguém a olhar para ela.
Como começamos
Com um processo só. O que sair mais alto na conta de impacto a dividir por esforço, que normalmente vem do diagnóstico de operação. Pomos esse a correr, medimos durante algumas semanas, e só depois decidimos o segundo.
É deliberadamente mais lento do que prometer a operação inteira automatizada em dois meses. Também é a razão pela qual os fluxos que montamos continuam a correr um ano depois.
Sinais de que vale a pena mexer
- Alguém copia dados de um sítio para outroDo email para o Excel, do Excel para o software de faturação, e outra vez.
- Há tarefas que dependem da memória de uma pessoaSe essa pessoa faltar, o processo para ou falha.
- O mesmo documento é montado de raiz todas as vezesPropostas, contratos, recibos, fichas: os campos mudam, a estrutura não.
- O seguimento é feito quando alguém se lembraE os contactos que não são lembrados simplesmente desaparecem.
- Encontram-se erros de digitação com frequênciaNão é distração: é o resultado esperado de copiar centenas de linhas à mão.
- O trabalho acumula-se sempre nos mesmos diasFim do mês, segunda de manhã, véspera de fecho. Sempre igual.
Antes e depois
- Duas horas por dia a passar informação entre sistemas
- Erros descobertos tarde, quando já saíram para o cliente
- Processos que só uma pessoa sabe fazer
- Contactos sem resposta porque ninguém se lembrou
- A informação viaja sozinha, com registo de tudo o que passou
- As exceções param e chamam uma pessoa; o resto corre
- O processo está escrito no sistema, não na cabeça de alguém
- O seguimento acontece na hora certa, todas as vezes
Com o que trabalhamos
Deixámos esta lista para o fim de propósito. A ferramenta é a última decisão, não a primeira.
- Fluxos entre sistemas
- Tratamento de formulários
- Geração de documentos
- Envio e receção de email
- Rotinas agendadas
- Extração de dados de PDF
- Notificações e alertas
- Registo e auditoria
- Validação humana nos pontos críticos
O que nos perguntam sempre
A automação vai substituir pessoas?
Nos casos com que trabalhamos, não. Substitui tarefas, que é outra coisa. O padrão que vemos é a mesma equipa deixar de passar a manhã a copiar dados e passar a ter tempo para o trabalho que exige uma pessoa: falar com clientes, decidir casos difíceis, resolver o que fugiu à regra.
E se o sistema fizer asneira sozinho?
É por isso que desenhamos com pontos de paragem. Tudo o que tem consequência para fora, sobretudo mensagens para clientes, passa por uma pessoa antes de sair. Nos nossos próprios sistemas essa regra é absoluta: 100% das mensagens enviadas são revistas por alguém antes de saírem.
Precisamos de mudar as ferramentas que já usamos?
Quase nunca. A automação normalmente monta-se por cima do que já existe. Trocar ferramentas é uma decisão cara e disruptiva, e só a propomos quando a ferramenta atual é mesmo o problema.
Quanto tempo até estar a funcionar?
Um fluxo bem delimitado costuma estar a correr em duas a quatro semanas. Preferimos pôr um a funcionar bem e medir do que prometer dez ao mesmo tempo.
Isto é inteligência artificial?
Na maior parte dos casos, não. A maioria do trabalho repetitivo segue regras claras e resolve-se com automação normal, que é mais barata, mais previsível e mais fácil de corrigir. A IA entra só quando é preciso interpretar texto ou documentos que não seguem um formato fixo.
Para continuar a ler
Quase todas as empresas com que trabalhamos têm um Excel a fazer trabalho de sistema. Não é falta de rigor. É a ferramenta certa que ficou no sítio errado tempo de mais.
Artigo Como perceber o que vale a pena automatizar numa empresaA pergunta não é o que dá para automatizar, porque hoje dá quase tudo. É o que compensa automatizar primeiro, e há quatro perguntas que resolvem isso em vinte minutos.
Artigo Onde a inteligência artificial ajuda mesmo uma PMENão é uma lista de cinquenta ferramentas. É a distinção entre quatro abordagens que costumam ser confundidas, e a regra simples para saber qual é a certa para o seu problema.
Solução Diagnóstico de operaçãoMapear a operação, encontrar o trabalho manual caro e priorizar por impacto a dividir por esforço.
Solução Integrações de sistemasAs ferramentas que já usa passam a trocar informação entre si, sem substituir nenhuma.
Diga-nos o que está a travar o seu negócio
Uma conversa de 30 minutos chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Resposta habitual em 24 horas.