O mês começa a pedir faturas que já deviam ter chegado
Um gabinete com dezenas ou centenas de clientes não perde tempo a fazer contabilidade. Perde-o antes: a pedir documentos, a abrir anexos do email e fotografias do WhatsApp, a escrever cada fatura à mão e a responder às mesmas perguntas. O software de contabilidade só entra depois disso tudo.
Nem toda a gente precisa do mesmo
Os clientes mandam os documentos como calha: anexos no email, fotografias no WhatsApp, papel entregue ao balcão. Arrumar o mês de cada um é trabalho da equipa.
O canal não é o problema, e obrigar os clientes a mudar raramente resulta. O problema é não haver um sítio onde se veja o que chegou e o que falta.
- Um portal onde o cliente entrega e vê o que falta
- WhatsApp e email a cair no mesmo sítio, por cliente e por mês
- A lista do que falta, sempre atualizada
- Lembretes que saem sozinhos e param quando o documento chega
Por onde começamosComeçamos pela recolha. É o que tira a caça ao documento das mãos da equipa.
Os documentos já chegam a um sítio. Mas cada fatura continua a ser aberta, lida e escrita outra vez no software de contabilidade.
Já fizeram o difícil, que é juntar os documentos. O que falta é deixar de os ler duas vezes.
- Leitura de faturas e recibos com IA: NIF, data, valores e IVA
- Classificação proposta, com a equipa a rever só as dúvidas
- O que foi revisto entra no software de contabilidade
- Arquivo por cliente, mês e tipo de documento
Por onde começamosComeçamos por pegar num mês de um cliente e contar: quantos documentos, quanto tempo cada um, e quantos a IA teria lido sem dúvidas.
Já há portal, regras e software. Mas cada cliente novo traz mais documentos, prazos e perguntas, e a resposta tem sido mais uma pessoa na equipa.
O trabalho técnico ganha com a experiência. O de perseguir papéis e atender o telefone cresce com cada cliente, e é esse que um sistema faz melhor.
- Painel do gabinete com o estado de cada cliente no mês
- Assistente para as perguntas repetidas dos clientes
- Leitura do SAF-T para cruzar com o que foi entregue
- Regras de classificação próprias do gabinete
Por onde começamosComeçamos pelo diagnóstico de operação: onde é que o fecho do mês perde dias, e que peça compensa construir primeiro.
O que costumamos encontrar
- Os documentos chegam por cinco sítiosEmail, WhatsApp, papel ao balcão, uma pasta partilhada e uma pen. Juntar o mês de um cliente é uma caça ao tesouro, e a pasta nunca está completa à primeira.
- Os pedidos do que falta fazem-se à mãoTodos os meses, cliente a cliente, alguém escreve a lembrar o extrato ou a fatura que falta. E volta a escrever na semana seguinte.
- A mesma fatura é lida duas vezesUma vez para perceber o que é, outra para a lançar. NIF, data, valor e IVA passam dos olhos para o teclado, fatura a fatura.
- O telefone toca com as mesmas perguntasJá receberam as minhas faturas? O que é que falta? Quando é o prazo? Cada pergunta é curta, e todas juntas desfazem uma manhã de fecho.
O que fica montado
Nem todo o gabinete precisa de tudo. Estas são as peças que costumam entrar, e cada uma tira à equipa um trabalho que hoje acontece antes da contabilidade propriamente dita.
- O portal do clienteOnde o cliente entrega documentos e vê, mês a mês, o que já entregou e o que falta.
- A recolha pelo WhatsAppFotografias e PDF enviados como o cliente já envia, e arquivados no sítio certo.
- A leitura dos documentosFornecedor, NIF, data, valores e IVA tirados de cada fatura, com a classificação proposta.
- Os lembretes por prazoSaem sozinhos por cliente e por obrigação, e param quando o documento chega.
- O assistente de perguntasResponde com os dados reais ao que falta entregar, ao que já chegou e ao próximo prazo.
- O painel do gabineteCada cliente com o estado do mês: em falta, lido, por rever, fechado.
- A ligação ao softwareO que foi lido e revisto entra no software de contabilidade sem ser escrito outra vez.
- O arquivo arrumadoCada documento guardado por cliente, mês e tipo, e encontrado em segundos.
O que acontece quando um cliente manda as faturas pelo WhatsApp
Um exemplo ilustrativo, com nomes inventados, do percurso que montamos. A IA lê e classifica o que chega, pede o que falta, e passa à contabilista o que precisa de critério.
- 1Dia 2, às 21:40O cliente manda fotografiasCinco faturas fotografadas em cima da mesa, e uma pergunta. Pelo canal que já usa.
- 2No mesmo minutoA IA lê, classifica e respondeTira fornecedor, NIF, data, valor e IVA de cada documento, propõe a classificação e diz o que falta.
- 3Dia 8, 10:00Pede o que falta, uma vezO extrato de março ainda não chegou. O lembrete sai sozinho, com o que falta e até quando.
- 4Uma pergunta de critérioEntra a contabilistaSe uma despesa conta para a empresa não é pergunta para a IA. Vai para a Sónia, com a fatura ao lado.
- Recebidas às 21:40 · 5 fotografias
- Boa noite, seguem as faturas de março. Falta alguma coisa?21:40
- Boa noite, D. Teresa. Recebemos 5 documentos e já estão lidos:21:41
- Março · 5 documentos4 faturas de fornecedores · 1 recibo de rendaFalta 1: extrato bancárioVer o que entregou e o que falta21:41
- Pode enviar o extrato por aqui ou pelo portal, quando lhe der jeito.21:41
- Sem extrato · dia 8, 10:00
- Bom dia, D. Teresa. Para fecharmos março só nos falta o extrato bancário. Consegue enviá-lo até dia 12?10:00
- Envio já. E o portátil que comprei este mês pode entrar como despesa da empresa?10:20
- É uma pergunta de critério. A IA não responde e passa-a à Sónia, com a fatura do portátil ao lado.
A conversa acima é ilustrativa. Num gabinete a sério mudam os nomes, os prazos e o tom. A mecânica é esta: a IA recolhe, lê e pede o que falta, e o que precisa de critério profissional vai sempre para uma pessoa.
O mesmo mês, de duas maneiras
Nada disto é sobre tecnologia. É sobre as horas que a equipa passa a perseguir papéis e a escrever o que já está escrito, em vez de fazer contabilidade.
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Como costuma ser
As faturas chegam por email, por WhatsApp, em papel e numa pen. Cada canal tem a sua pasta, e nenhuma está completa.
Depois de montadoChegam por onde o cliente quiser e ficam num sítio só, por cliente e por mês.
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Como costuma ser
A cada fatura, alguém abre o anexo, lê o NIF, o valor e o IVA, e escreve tudo outra vez.
Depois de montadoA IA lê e propõe a classificação. A equipa revê o que tem dúvidas, não o que é óbvio.
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Como costuma ser
Os pedidos de documentos em falta fazem-se cliente a cliente, à mão, todos os meses.
Depois de montadoO lembrete sai sozinho com a lista do que falta, e para quando o documento chega.
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Como costuma ser
«Já receberam as minhas faturas?» chega por telefone a meio de um fecho.
Depois de montadoO cliente vê no portal ou pergunta no WhatsApp, e a resposta sai dos dados reais.
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Como costuma ser
Saber que clientes estão atrasados obriga a abrir pasta a pasta.
Depois de montadoO painel mostra o estado de cada cliente no mês, com os atrasados primeiro.
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Como costuma ser
O que se lê num sítio escreve-se outra vez no software de contabilidade.
Depois de montadoEntra no software que já usam, por integração ou por ficheiro, sem ser escrito de novo.
Não se monta tudo ao mesmo tempo
Cada nível assenta no anterior. Começa-se onde faz falta e para-se onde deixa de compensar, e isso decide-se no diagnóstico, não aqui.
A recolha organizada
Para quem ainda recebe documentos por todo o lado e os arruma à mão.
- Portal do cliente para entregar documentos
- WhatsApp e email a cair no mesmo sítio
- Lista do que falta, por cliente e por mês
- Lembretes automáticos por prazo
Os documentos lidos
Para quem já recebe tudo num sítio mas ainda escreve cada fatura à mão.
Tudo o que está na recolha, mais- Leitura de faturas e recibos com IA
- Classificação proposta, revista pela equipa
- Painel com o estado de cada cliente
- Assistente para as perguntas repetidas
O sistema do gabinete
Para quem tem muitos clientes e quer que o fecho deixe de depender de perseguir papéis.
Tudo o que está nos documentos lidos, mais- Ligação ao software de contabilidade que já usam
- Leitura do SAF-T para cruzar com o que foi entregue
- Regras de classificação próprias do gabinete
- Relatórios por cliente e por obrigação
Não há preços aqui de propósito. O que custa depende do software que já usa, de quantos clientes tem e do que tem de ser ligado, e isso sabe-se no diagnóstico, não antes dele.
Uma casa pequena, com coisas a correr agora
Não somos uma agência com uma equipa de trinta pessoas. Somos um estúdio que constrói sistemas e fica a olhar para eles depois de entregues.
Estes números são do Oficina Studio, não deste sector. Quando houver um gabinete de contabilidade a correr connosco e a autorizar que se diga, o número dele fica aqui. Até lá, preferimos os pequenos e verdadeiros.
Do diagnóstico ao sistema a correr
É a ordem que seguimos em qualquer projeto, e num gabinete de contabilidade não muda. Não há números de resultado aqui porque ainda não há um gabinete a correr connosco que os possa autorizar.
- Primeiro Diagnóstico de operação Uma conversa sobre como chegam os documentos, quanto tempo leva cada fecho e onde a equipa escreve a mesma coisa duas vezes. Sai uma mini-auditoria escrita, com o que compensa mexer e o que não compensa.
- Semana 1 Ver o que já existe O software de contabilidade e o que ele aceita importar, os canais por onde os clientes enviam, e os prazos que mais apertam.
- Semanas 2 a 3 A recolha e o painel Portal e WhatsApp a entrar no mesmo sítio, com a lista do que falta por cliente. Primeiro com um grupo pequeno de clientes.
- Semana 4 A leitura e a ligação A IA passa a ler e a propor a classificação, e o que a equipa revê entra no software de contabilidade.
- Depois Ficar a olhar Ver onde a leitura erra, que clientes não usam a recolha, e arrumar isso antes do fecho seguinte.
O prazo não é teórico. Entregámos a uma leiloeira de Loures, em quatro semanas, uma aplicação de catalogação por IA que trata 6.000 lotes por mês. Não é um gabinete de contabilidade, mas o problema é da mesma família: documentos a entrar desarrumados, e IA a lê-los e a arrumá-los dentro de regras.
Porque é que isto se resolve com um sistema e não com mais uma pessoa
Num gabinete de contabilidade, o trabalho técnico não é o que mais cresce com o número de clientes. O que cresce é o que vem antes: pedir documentos, juntá-los de cinco canais, lê-los, escrevê-los outra vez e responder às mesmas perguntas. Cada cliente novo traz tudo isto, e a resposta costuma ser mais uma pessoa na equipa.
O software de contabilidade não resolve isto porque não foi feito para isso. Recebe os lançamentos, exporta o SAF-T e prepara as declarações, mas não vai buscar o extrato ao cliente nem lê a fotografia que chegou pelo WhatsApp. É nesse espaço, entre o cliente e o software, que um sistema à medida trabalha.
A IA entra onde resolve mesmo: ler documentos que chegam em qualquer formato, tirar-lhes os dados e propor uma classificação. Não decide o enquadramento fiscal. A equipa passa a rever dúvidas em vez de escrever o óbvio.
E como um gabinete conhece por dentro a operação dos seus clientes, é muitas vezes o primeiro a ver quando um deles precisa de um sistema, e pode recomendar-nos.
O que não fazemos
Não fazemos contabilidade nem damos pareceres fiscais. Não trocamos o software de contabilidade que funciona só para vender outro. E não pomos a IA a responder a perguntas de enquadramento fiscal: essas vão sempre para o contabilista.
As frentes que costumam contar
Trabalho manual e repetido passa a correr sozinho, de ponta a ponta, com registo de tudo o que acontece.
Integrações de sistemas Os seus sistemas funcionam. Só não falam uns com os outrosAs ferramentas que já usa passam a trocar informação entre si, sem substituir nenhuma.
IA aplicada IA só faz sentido quando alguma coisa passa a funcionar melhorIA onde ela resolve mesmo: interpretar texto e documentos que não seguem formato fixo, a correr sozinha, com registo e medição.
O que nos perguntam
Temos de trocar o software de contabilidade?
A IA faz a contabilidade?
E o sigilo e o RGPD?
E os clientes que não querem mudar de hábitos?
Quanto tempo demora a ler bem as nossas faturas?
Diga-nos o que está a travar o seu negócio
Uma conversa de vinte minutos, gratuita e sem compromisso, chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Respondemos em até uma hora.
Respondemos em até uma hora.