Clínicas de estética

A marcação fica à espera que alguém saia da cabine

Numa clínica pequena, quem marca é quem está livre, e quem está livre é quem acabou de sair da cabine. Até lá, o pedido fica no telemóvel da casa. Quando alguém responde, muitas vezes a cliente já marcou noutro sítio.

Agendar diagnóstico Ver o que se faz em cada caso

Imagem ilustrativa

1hrespondemos em até uma hora5sistemas do Studio em produção

Onde é que a vossa casa está

Nem toda a gente precisa do mesmo

O Instagram tem o número na biografia e as marcações chegam por mensagem ou por telefone. Não há sítio nenhum onde a cliente veja se há vaga.

O WhatsApp não é o problema. O problema é que só se marca quando alguém está livre para responder, e numa clínica pequena quase nunca está.

Um site com os tratamentos, os preços e a avaliação à vista
Marcação online com as vagas verdadeiras, a qualquer hora
A confirmação sai pelo WhatsApp no mesmo minuto
A ficha do Google com o horário certo e o link para marcar

Por onde começamosComeçamos pela marcação e pela tabela de preços. É o que tira o telemóvel do meio, entre a cliente e a agenda.

Página de marcação de uma clínica de estética com a lista de tratamentos, os dias e as horas livres, e o resumo da marcação — Exemplo ilustrativoA marcação que passa a existir: a cliente escolhe o tratamento, o dia e a hora entre as vagas verdadeiras, e a confirmação sai sozinha.

Isto é convosco?

O que costumamos encontrar

A agenda está no telemóvel de quem está na cabineA mensagem chega ao telemóvel da casa, pousado no balcão. Quem o pode ler está a meio de um tratamento de uma hora, e só responde entre clientes ou depois de fechar.
As confirmações fazem-se ao fim do diaÀs sete e meia, depois da última cliente, alguém confirma as marcações de amanhã uma a uma. Quem responde às onze da noite já não muda nada, e a vaga das dez perde-se.
Mudar a hora obriga a falar com alguémSó se muda por telefone, em horário de expediente. Muitas clientes não ligam: não aparecem, e ninguém chega a saber que aquela vaga podia ter sido de outra pessoa.
O pacote vive num cartão de papelSeis sessões de laser, pagas à cabeça, válidas seis meses. Com um a dois meses entre sessões, só cabem se cada uma ficar marcada à saída da anterior. Falha uma e o pacote caduca.

Não imagine, abra

A Clínica Arméria não existe. O trabalho existe

Em vez de vos pedirmos que imaginem, inventámos uma clínica e montámos-lhe tudo. O nome, a flor, o site, a tabela de preços, a marcação e o que a equipa vê do lado de dentro. Está no ar e pode clicar-se.

Captura da página de entrada da clínica de demonstração Clínica Arméria, com o título «marque quando lhe der jeito, confirmamos no mesmo minuto» e um cartão com as próximas vagas. — **A entrada**O primeiro ecrã mostra as próximas vagas, tiradas da agenda. Quem chega às onze da noite já sabe se há hora amanhã.

Nome e símboloA arméria-do-sado é uma flor que só cresce nas areias a sul do Tejo. Deu o nome e o símbolo, desenhados para esta clínica.
Rosa, tinta e porcelanaSem dourado e sem tons de pele, que é o que quase todas usam. O rosa fica nos botões e na flor; o resto é claro e calmo.
A lei no rodapéRegisto na ERS, licença, cédula da médica, e a avaliação antes de tudo. Os números são de mentira, mas o sítio deles já lá está.

Captura da tabela de tratamentos e preços da clínica de demonstração, organizada por rosto, corpo, depilação laser e medicina estética. — **A tabela de preços**Preço por sessão e preço do pacote, sem letra pequena. A medicina estética à parte, com médica.

Captura da ficha da limpeza de pele profunda na clínica de demonstração, com duração, preço, esteticista e próximas vagas. — **A ficha de um tratamento**Duração, preço, quem faz, o que fazer antes e depois, e as próximas vagas com essa pessoa.

Captura da marcação da clínica de demonstração num ecrã de telemóvel. — **A marcação no telemóvel**É por aqui que quase todas entram. Escolher o dia e a hora faz-se com o polegar.

Abrir a clínica e marcar Ver o lado de dentro O lado de dentro é a agenda, os pedidos e os pacotes que a equipa usa. Não é um cliente: é uma clínica inventada, e todas as páginas dela dizem isso.

As peças

O que fica montado

Nem toda a clínica precisa de tudo. Estas são as peças que costumam entrar, e cada uma tira do meio uma coisa que hoje depende de alguém estar livre.

O siteTratamentos, preços e a avaliação à vista, feito para o telemóvel.
A marcaçãoCom as vagas verdadeiras da agenda, a qualquer hora do dia ou da noite.
A confirmaçãoSai no mesmo minuto, com a morada e o que trazer.
O lembreteNa véspera, uma vez só, com confirmar ou mudar.
Mudar sem telefonarPelo link. A vaga volta à agenda e é oferecida a quem está à espera.
Os pedidos num sítioWhatsApp, Instagram e telefone no mesmo quadro que as marcações do site.
Os pacotesSessões feitas, próxima marcada, e o pacote que já não acaba a tempo.
A ficha do GoogleO horário certo, o telefone certo, e o link para marcar.

Ver a coisa a mexer

O que acontece quando alguém marca às onze da noite

Isto não é um esquema do que poderia ser. É o percurso montado na clínica de demonstração, da marcação no site até ao momento em que o sistema se cala e passa a conversa a uma pessoa.

123:10, no siteUma cliente marca sozinhaVê as vagas que existem mesmo e escolhe quinta às 10:00. Nome e telemóvel. Mais nada.
2No mesmo minutoChega a confirmação, com a moradaNão é um «recebemos o seu pedido». É o dia, a hora, onde fica e o que trazer.
3Na véspera, 10:00Um lembrete, com duas saídasConfirmo, ou preciso de mudar. Sai uma vez só, e se ela confirmar ninguém volta a escrever.
4Ela pede para mudarA vaga volta à agenda, e entra uma pessoaEscolhe outra hora pelo link, e a de quinta é oferecida a quem está na lista de espera. Uma pergunta vai para a Marta.

Clínica Armériaclínica de estética · Setúbal automáticoa Marta assume

Marcação feita no site às 23:10 · avaliação estética
Boa noite, Beatriz. É a Clínica Arméria. A sua marcação ficou feita:23:10
A sua marcação · 20 minQuinta-feira, 10:00 · com a MartaGratuitaarmeria.pt/m/4F7K · mudar ou cancelar23:10
Estamos na Avenida Luísa Todi. Se for ao rosto, venha sem maquilhagem.23:10
Na véspera · 10:00
Bom dia, Beatriz. Amanhã às 10:00 temos a sua marcação. Confirma, ou precisa de mudar?10:00
Preciso de mudar, surgiu-me uma coisa no trabalho.10:14
Sem problema. Escolha outra hora aqui, entre as que estão livres: armeria.pt/m/4F7K10:14
Mudou para sábado às 10:00 pelo link. A vaga de quinta foi oferecida a quem está na lista de espera.
Obrigada. Posso ir logo a seguir ao ginásio?10:16
É uma pergunta. O sistema cala-se e passa-a à Marta.

As mensagens acima são as da clínica de demonstração. Numa clínica a sério mudam o nome, o tom e as horas. A mecânica é esta: a confirmação é um estado da marcação, não uma conversa. E quem responde a perguntas é sempre uma pessoa.

Ver a clínica de demonstração inteiraDezoito páginas e a marcação a funcionar, tudo fictício e assinalado como tal.

A diferença

O mesmo dia, de duas maneiras

Nada disto é sobre tecnologia. É sobre as horas em que a única pessoa que pode responder está de luvas, a meio de uma limpeza de pele.

Como costuma ser
A pergunta chega ao telemóvel da casa às 13:10. Quem o pode ver está a meio de uma limpeza de pele.

Depois de montado
A cliente vê as vagas e marca sozinha. Ninguém tem de sair da cabine.
Como costuma ser
As confirmações de amanhã fazem-se às sete e meia da tarde, uma a uma, pelo WhatsApp.

Depois de montado
O lembrete sai sozinho na véspera, e a resposta muda o estado da marcação.
Como costuma ser
«Afinal não consigo» chega às onze da noite e fica lida. A vaga das 10:00 perde-se.

Depois de montado
Mudar faz-se pelo link. A vaga volta à agenda e é oferecida a quem está à espera.
Como costuma ser
A lista de espera vive na cabeça de quem gere a clínica.

Depois de montado
Está na agenda. Quando abre uma vaga, a primeira da lista recebe a mensagem.
Como costuma ser
Quantas sessões faltam? Está num cartão de papel, e às vezes no cartão errado.

Depois de montado
Sessões feitas, próxima marcada e validade do pacote, no mesmo ecrã.
Como costuma ser
O pacote de laser caduca antes da sexta sessão, porque ninguém marcou a seguinte à saída.

Depois de montado
O painel avisa quando um pacote já não acaba a tempo, com semanas de folga.

Por onde se começa

Não se monta tudo ao mesmo tempo

Cada nível assenta no anterior. Começa-se onde faz falta e para-se onde deixa de compensar, e isso decide-se na conversa, não aqui.

A marcação

Para quem ainda marca tudo por WhatsApp e por telefone.

Site com tratamentos e preços, feito para o telemóvel
Marcação online com as vagas da agenda
Confirmação pelo WhatsApp no mesmo minuto
Ficha do Google afinada

A agenda que se gere sozinha

Para quem já marca online mas ainda confirma à mão.

Tudo o que está na marcação, mais

Lembrete na véspera, com confirmar ou mudar
A vaga devolvida volta à agenda
Lista de espera que recebe a vaga sozinha
Pedidos do WhatsApp e do Instagram no mesmo quadro

O sistema da clínica

Para quem já tem tudo a andar e quer que pacotes e revisões deixem de depender da memória.

Tudo o que está na agenda, mais

Pacotes com sessões e validade à vista
Revisões marcadas à saída, ligadas ao tratamento
Ligação à plataforma que já usam, sem trocar
IA para arrumar pedidos, nunca para responder a perguntas de saúde

Não há preços aqui de propósito. O que custa depende do que já existe na clínica, e isso sabe-se na primeira conversa, não antes dela.

Quem está do outro lado

Uma casa pequena, com coisas a correr agora

Não somos uma agência com uma equipa de trinta pessoas. Somos um estúdio que constrói sistemas e fica a olhar para eles depois de entregues.

Imagem ilustrativa

5sistemas em produção

779produtos geridos numa só loja

1hrespondemos em até uma hora

Estes números são do Oficina Studio, não deste sector. Quando houver uma clínica a correr connosco e a autorizar que se diga, o número dele fica aqui. Até lá, preferimos os pequenos e verdadeiros.

O que foi feito, por ordem

Como se monta uma clínica do zero

Este é o percurso que a Clínica Arméria levou, e é o mesmo que uma clínica a sério leva. Não há números de resultado aqui porque ainda não há uma clínica nossa que os possa autorizar.

Semana 1 Ver por onde entram as marcações WhatsApp, Instagram, telefone, formulário. Quem responde, a que horas, e o que acontece a uma mensagem que chega com toda a gente na cabine.
Semana 1 Marca e nome Símbolo, cor e letra. Aqui do zero, porque a clínica era inventada. Numa clínica a sério quase sempre já existe alguma coisa, e respeita-se.
Semanas 2 a 3 O site e a marcação no ar Tratamentos, preços e a agenda com as vagas verdadeiras. A partir daqui já há para onde mandar quem pergunta.
Semana 4 Confirmação e lembrete Passam a sair sozinhos, com os modelos aprovados pelo WhatsApp e o consentimento de cada cliente, dado quando marca.
Depois Ficar a olhar Ver quem não responde ao lembrete, que vagas ficam por preencher, e arrumar isso antes de virar queixa.

Quando houver uma clínica a correr connosco e a autorizar que se diga, os números dela ficam aqui. Até lá, preferimos não ter números a ter números inventados.

Porque é que isto se resolve com um sistema e não com mais uma pessoa

Medimos isto na margem sul. Das 26 maiores clínicas de estética com site, 34% só recebem marcações pelo WhatsApp, 26% por um formulário que cai num email e 23% só por telefone. Só 7% têm uma agenda onde a cliente vê as vagas.

Ou seja, a maior parte tem uma agenda que só aceita marcações quando alguém está livre para responder, e numa casa de três ou quatro pessoas quase nunca está. Contratar uma rececionista resolve as horas de expediente e deixa a noite e o sábado à tarde como estavam.

O que muda com a marcação ligada à agenda é que a pergunta deixa de esperar por uma pessoa. A cliente vê as vagas e escolhe, a confirmação e o lembrete saem sozinhos, e a vaga que alguém devolve volta a estar disponível. As pessoas ficam para o que só elas fazem: a avaliação, o tratamento e as perguntas a sério.

O que não fazemos

Não prometemos resultados de tratamentos, nem escrevemos publicidade que a lei não deixa. Não trocamos uma plataforma de marcações que já funciona só para vender outra. E não pomos respostas automáticas a perguntas de saúde: essas vão sempre para uma pessoa da clínica.

O que entra nisto

As frentes que costumam contar

Automação de processos O trabalho que se repete não devia ocupar ninguém

Trabalho manual e repetido passa a correr sozinho, com validação humana onde ela é mesmo precisa.

Integrações de sistemas Os seus sistemas funcionam. Só não falam uns com os outros

As ferramentas que já usa passam a trocar informação entre si, sem substituir nenhuma.

Websites e captação Um site bonito que não capta ninguém é uma despesa

A página, a captura e o que acontece depois do formulário: registo, aviso imediato, seguimento e medição.

Perguntas

O que nos perguntam

Temos de trocar a plataforma de marcações que já usamos?

Quase nunca. Se a plataforma que usam já serve, vemos o que ela deixa ligar e montamos o resto à volta. Se não deixar ligar nada, dizemos isso na primeira conversa.

As mensagens automáticas pelo WhatsApp são permitidas?

São, com o consentimento da cliente, dado quando marca, e com modelos aprovados pelo próprio WhatsApp. O lembrete diz o dia, a hora e o local, e não o tratamento: dados de saúde não andam por mensagem.

E a parte de medicina estética?

Fica separada: agenda própria da médica, consulta de avaliação antes de qualquer injeção, e o site com a identificação que a ERS pede. Não escrevemos «resultados garantidos» nem «especialistas em medicina estética», que a lei não deixa.

Quem mete as marcações que chegam por telefone?

Quem atende, no mesmo sítio onde estão as do site, e pergunta na chamada se a cliente quer a confirmação pelo WhatsApp. Leva menos tempo do que escrever no caderno, senão ninguém o usava.

E se as clientes preferirem continuar a mandar mensagem?

Continuam. A mensagem recebe no mesmo minuto o link com as vagas, e quem quiser falar com uma pessoa fala. O que deixa de acontecer é a pergunta ficar à espera de alguém sair da cabine.

Diga-nos o que está a travar o seu negócio

Uma conversa de 30 minutos chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Respondemos em até uma hora.

Agendar diagnóstico geral@aoficinastudio.pt

Imagem ilustrativa gerada por IA: mulher de cabelo escuro com madeixas grisalhas e blazer camelo, de braços cruzados e com um sorriso calmo, sobre o painel escuro do convite final.