O condómino pede o saldo. Pela terceira vez
Uma administração com dezenas de condomínios não se perde por falta de esforço. Perde-se porque cada pedido entra por um canal diferente, o software de gestão não fala com o email nem com o WhatsApp, e é o gestor que faz de ponte entre tudo. À mão, todos os dias.
Nem toda a gente precisa do mesmo
Cada gestor tem os seus prédios e o seu telemóvel. Os pedidos chegam por email, por telefone e pelo WhatsApp dele, e o estado de cada um está na memória de quem o recebeu.
O problema não é a equipa. É que não há um sítio onde um pedido exista, e o que não está num sítio não se acompanha, não se passa a um colega e não se mostra ao condómino.
- Um painel de ocorrências com número, prédio, fração e estado
- O email e o WhatsApp da administração a entrar no mesmo painel
- O condómino avisado quando a ocorrência muda de estado
- Pedidos de orçamento a fornecedores, com prazo e respostas lado a lado
Por onde começamosComeçamos pelas ocorrências. É o que tira os pedidos da memória das pessoas e os põe num sítio que a equipa inteira vê.
As quotas, os orçamentos e as contas estão no software de gestão que já usam. O email, o WhatsApp, o banco e a contabilidade estão fora dele, e alguém copia de um lado para o outro.
O software de gestão faz bem aquilo para que foi feito. O trabalho que sobra está nas pontes, e é aí que se gastam as horas.
- Um assistente com IA que lê os dados do software e responde a saldos e recibos
- Os movimentos do banco casados com as quotas em aberto
- O que precisa de decisão passa ao gestor com o caso montado
- Ligação ao software que já usam, sem trocar de ferramenta
Por onde começamosComeçamos por ver o que o software deixa ligar e por contar as perguntas repetidas de uma semana. A primeira ponte é a que mais horas devolve.
Já há processos e ferramentas, mas cada condomínio novo traz mais pedidos, assembleias e extratos, e a resposta tem sido contratar mais uma pessoa.
Contratar resolve este ano. O que não escala é o trabalho de ponte, e esse cresce com cada fração que entra na carteira.
- Um sistema à medida por cima do que já existe, com as regras da administração
- Convocatórias e atas geradas a partir de modelos e da ordem de trabalhos
- Portal do condómino com conta corrente, atas e avisos
- Ligação à contabilidade e relatórios por condomínio
Por onde começamosComeçamos pelo diagnóstico de operação: onde vai parar cada hora da equipa, e que peça compensa construir primeiro.
O que costumamos encontrar
- O mesmo pedido chega por três canaisO condómino liga, depois manda um email, depois escreve no WhatsApp pessoal do gestor. São três pedidos para a mesma infiltração, e nenhum sabe dos outros.
- A conciliação come o início do mêsDescarrega-se o extrato de cada condomínio e casa-se cada transferência com a quota certa. A referência vem mal escrita, o valor vem somado, e alguém tem de adivinhar.
- A convocatória é a do ano passado com outra dataPrazo, ordem de trabalhos, anexos e envio para cada fração. Um erro no prazo pode pôr em causa a assembleia, e quase tudo é copiado à mão.
- O software de gestão é uma ilhaFaz bem as contas, mas não recebe o email, não fala com o WhatsApp e não passa nada à contabilidade. Quem faz a ponte é o gestor, a copiar.
O que fica montado
Nem toda a administração precisa de tudo. Estas são as peças que costumam entrar, e cada uma tira ao gestor um trabalho de ponte que hoje se faz à mão.
- O assistente do condóminoNo WhatsApp ou no portal, responde a saldos, recibos e documentos com os dados verdadeiros.
- O portal do condóminoConta corrente, avisos, atas e regulamento de cada fração, sempre em dia.
- O painel de ocorrênciasCada pedido com número, prédio, fração, responsável e estado. Nada fica perdido num email.
- A conciliação das quotasOs movimentos do banco casados com as quotas em aberto. Só as exceções ficam para rever.
- As convocatórias no prazoSaem da ordem de trabalhos, com os anexos certos, e o envio fica registado por fração.
- As atas a partir de um modeloPresenças, permilagens e votações entram sozinhas. O gestor revê e fecha.
- Os pedidos de orçamentoO pedido sai para os fornecedores do prédio, e as propostas chegam lado a lado, com prazo.
- A ligação à contabilidadeO que sai do software de gestão chega à contabilidade sem ser escrito outra vez.
O que acontece quando um condómino escreve às onze da noite
Um exemplo ilustrativo, com nomes inventados, do percurso que montamos. A IA responde ao que é repetitivo com os dados do software de gestão, e passa ao gestor, com o contexto todo, o que precisa de uma pessoa.
- 123:05, no WhatsAppUm condómino pergunta pela quotaQuer saber se a quota de março ficou paga. Escreve como escreveria a uma pessoa.
- 2No mesmo minutoA IA confirma quem é e respondeReconhece o número associado à fração, vai buscar a conta corrente ao software de gestão e manda o recibo.
- 3Logo a seguirUma infiltração não é uma perguntaA IA não tenta resolver. Regista a ocorrência com número, fração e fotografia, e diz ao condómino o que acontece a seguir.
- 4No dia seguinte, 9:00O gestor recebe o caso montadoAbre o painel e a ocorrência já tem a fração, a fotografia, o histórico do prédio e os fornecedores habituais.
- Mensagem às 23:05 · número associado ao 3.º Esq.
- Boa noite. A quota de março ficou paga? Não recebi recibo.23:05
- Boa noite, Sr. Rui. Encontrei a sua fração, o 3.º Esq. do Edifício Aurora:23:05
- Conta corrente · 3.º Esq.Quota de março paga a 12/03Nada em faltaRecibo de março (PDF)23:05
- Obrigado. Já agora, está a entrar água no teto da casa de banho. Deve vir do 4.º.23:08
- Registei a ocorrência n.º 214 e passei-a ao gestor do prédio, que fala consigo amanhã de manhã. Se puder, mande uma fotografia.23:08
- Isto já não é uma pergunta repetitiva. A IA regista, não resolve.
- Dia seguinte · 9:00
- Bom dia, Sr. Rui. Sou o Paulo, gestor do Edifício Aurora. Já falei com o 4.º e o canalizador passa aí hoje às 15:00. Dá jeito?9:12
- Dá, obrigado. Fico à espera.9:20
A conversa acima é ilustrativa. Numa administração a sério mudam os nomes, o tom e as regras. A mecânica é esta: a IA só responde com o que está nos dados, e o que precisa de decisão vai para uma pessoa com o caso já montado.
O mesmo dia, de duas maneiras
Nada disto é sobre tecnologia. É sobre o tempo que o gestor passa a fazer de ponte entre o telefone, o email, o banco e o software de gestão.
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Como costuma ser
Um condómino pede o recibo por email, outro pelo WhatsApp, outro liga. O gestor responde aos três, à mão.
Depois de montadoO assistente manda o recibo no mesmo minuto, com os dados do software de gestão.
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Como costuma ser
No início do mês descarrega-se o extrato e casa-se cada transferência com a quota certa.
Depois de montadoOs movimentos casam sozinhos com as quotas. Fica só a lista das exceções para rever.
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Como costuma ser
A convocatória é a do ano passado com outra data, enviada prédio a prédio.
Depois de montadoSai da ordem de trabalhos, com os anexos certos, e o envio fica registado.
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Como costuma ser
A ata escreve-se na semana seguinte, a partir de notas em papel.
Depois de montadoA ata parte de um modelo já preenchido com presenças, permilagens e votações.
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Como costuma ser
Uma infiltração vive num email reencaminhado três vezes. Ninguém sabe em que estado está.
Depois de montadoÉ uma ocorrência com número, responsável e estado, e o condómino sabe onde ela está.
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Como costuma ser
Para pedir orçamento, o gestor liga a três fornecedores e aponta as respostas onde calhar.
Depois de montadoO pedido sai para os fornecedores do prédio, e as propostas chegam lado a lado.
Não se monta tudo ao mesmo tempo
Cada nível assenta no anterior. Começa-se onde faz falta e para-se onde deixa de compensar, e isso decide-se no diagnóstico, não aqui.
As ocorrências num sítio
Para quem ainda gere pedidos por email, telefone e WhatsApp pessoal.
- Painel de ocorrências com número, estado e responsável
- Email e WhatsApp a entrar no mesmo painel
- O condómino avisado quando o estado muda
- Pedidos de orçamento a fornecedores, com prazo
O condómino atendido
Para quem gasta horas a responder sempre às mesmas perguntas.
Tudo o que está nas ocorrências, mais- Assistente com IA no WhatsApp e no portal
- Saldos, recibos e documentos com dados verdadeiros
- Passagem ao gestor com o caso montado
- Ligação ao software de gestão que já usa
O sistema da administração
Para quem gere muitos condomínios e quer que o fim do mês deixe de ser manual.
Tudo o que está no atendimento, mais- Conciliação bancária das quotas
- Convocatórias e atas a partir de modelos
- Ligação à contabilidade
- Regras da vossa administração, não de um produto genérico
Não há preços aqui de propósito. O que custa depende do software que já usa, de quantos condomínios gere e do que tem de ser ligado, e isso sabe-se no diagnóstico, não antes dele.
Uma casa pequena, com coisas a correr agora
Não somos uma agência com uma equipa de trinta pessoas. Somos um estúdio que constrói sistemas e fica a olhar para eles depois de entregues.
Estes números são do Oficina Studio, não deste sector. Quando houver uma administração de condomínios a correr connosco e a autorizar que se diga, o número dele fica aqui. Até lá, preferimos os pequenos e verdadeiros.
Do diagnóstico ao sistema a correr
É a ordem que seguimos em qualquer projeto, e numa administração de condomínios não muda. Não há números de resultado aqui porque ainda não há uma administração a correr connosco que os possa autorizar.
- Primeiro Diagnóstico de operação Uma conversa sobre como entram os pedidos, como se cobram as quotas e onde o gestor faz de ponte. Sai uma mini-auditoria escrita, com o que compensa mexer e o que não compensa.
- Semana 1 Ver o que já existe O software de gestão e o que ele deixa ligar, o banco, a contabilidade, e os canais por onde os condóminos escrevem.
- Semanas 2 a 3 As ocorrências e o atendimento Primeiro o painel, depois o assistente, que só responde ao que está nos dados e passa o resto ao gestor.
- Semana 4 As peças do fim do mês Conciliação das quotas, convocatórias e atas, com um prédio de teste antes de passar para os outros.
- Depois Ficar a olhar Ver que perguntas o assistente passa ao gestor, o que falha na conciliação, e arrumar isso antes de virar queixa.
O prazo não é teórico. Entregámos a uma leiloeira de Loures, em quatro semanas, uma aplicação de catalogação por IA que trata 6.000 lotes por mês. Não é uma administração de condomínios, mas o problema é da mesma família: informação a entrar desarrumada, e IA a arrumá-la dentro de regras.
Porque é que isto se resolve com um sistema e não com mais uma pessoa
Numa administração de condomínios, a maior parte do trabalho que cansa não é difícil. É repetido e está espalhado: a mesma pergunta sobre o saldo, o mesmo extrato para conciliar, a mesma convocatória com outra data. O software de gestão trata das contas, mas não recebe o email, não fala com o WhatsApp e não passa nada à contabilidade. Quem faz a ponte é o gestor.
Contratar mais uma pessoa resolve a fila deste ano e deixa a arquitetura como estava: cada condomínio novo traz mais pontes para fazer à mão. Com um sistema à medida, as pontes passam a estar no próprio sistema. O pedido entra por qualquer canal e fica registado num sítio, a quota casa com a transferência, e a convocatória sai da ordem de trabalhos.
A IA entra onde resolve mesmo: ler mensagens escritas de qualquer maneira, perceber se é uma pergunta de saldo ou uma infiltração, e responder só com dados que existem. O que precisa de decisão vai para uma pessoa, com o caso já montado.
O que não fazemos
Não vendemos um site, nem trocamos o software de gestão que funciona só para vender outro. Não pomos a IA a decidir sobre obras, dívidas ou deliberações da assembleia: isso é do gestor. E não prometemos horas poupadas antes de ver como a vossa administração trabalha.
As frentes que costumam contar
As ferramentas que já usa passam a trocar informação entre si, sem substituir nenhuma.
Software à medida Quando nenhuma ferramenta do mercado encaixa no seu processoSistemas internos e plataformas quando o processo é mesmo específico e nenhuma ferramenta pronta serve.
WhatsApp com IA Um chatbot WhatsApp para empresas que responde ao que sabe e passa o restoRespostas na hora ao que a empresa já aprovou, e passagem a uma pessoa, com a conversa resumida, quando o pedido sai disso.
O que nos perguntam
Temos de trocar o software de gestão que já usamos?
A IA pode dar informação financeira a um condómino?
E o RGPD?
Quem é responsável pelas convocatórias e pelas atas?
E os condóminos que só telefonam?
Diga-nos o que está a travar o seu negócio
Uma conversa de vinte minutos, gratuita e sem compromisso, chega para perceber onde está o problema e se vale a pena mexer. Respondemos em até uma hora.
Respondemos em até uma hora.