Els seus sistemes funcionen. Només que no parlen entre ells
Cada eina que ha comprat resol bé el seu problema. El problema és l'espai que hi ha entre elles, que ningú no ha venut a ningú i que ha acabat en mans d'una persona amb dues pestanyes obertes.
- Facturació
- Botiga en línia
- Full de càlcul
Un sol registre
Què rep
Connexions entre les eines que ja fa servir
Cada dada s'escriu una vegada i es propaga, sense canviar cap de les eines.
Una font principal decidida
Per a cada tipus d'informació queda decidit i documentat quin és el sistema que mana.
Registre de tot el que passa
Què ha entrat, què ha sortit, què ha fallat i què s'ha tornat a provar.
Com es desenvolupa
Decidir la font de veritat
Abans de connectar res, decidim on s'ha de modificar cada tipus d'informació perquè valgui.
Connectar els sistemes
Per esdeveniments sempre que és possible, i per sincronització periòdica quan no hi ha esdeveniments.
Reprocessar i avisar
Quan un servei falla, la integració desa el que ha quedat per lliurar, ho torna a provar i avisa una persona si desisteix.
El que no prometem
- No canviem les eines que ja fa servir. Canviar de CRM és un projecte molt més gran.
- Sense API, el camí és menys elegant: exportacions programades, fitxers o lectura directa de la base de dades. Ho diem d'entrada.
- No connectem sistemes sense que estigui decidit quina és la font principal de cada informació.
Més detall
Per què això li passa a tothom
Ningú no tria tenir sistemes aïllats. Passa per acumulació. Es compra la facturació perquè era obligatori, el CRM perquè l'equip comercial ha crescut, la botiga en línia perquè ha sorgit l'oportunitat, i l'eina de correu electrònic perquè el responsable de màrqueting ja la coneixia. Cada decisió era raonable per si mateixa.
El que no ha tingut mai amo és l'espai que hi ha entre elles. I com que algú havia d'omplir aquest espai, l'han omplert persones, a mà, sense que ningú hagi decidit mai que seria així.
La pregunta que fem primer
Abans de connectar res: quina és la font de veritat per a cada tipus d'informació?
Si un client canvia d'adreça, on s'ha de fer aquest canvi perquè valgui? Si la resposta és «depèn» o «a tots», la integració encara no es pot construir, perquè no hi ha manera de resoldre conflictes. Decidir això és pesat, genera discussió, i és la diferència entre una integració que s'aguanta i una que es passa la vida creant duplicats.
Com connectem
Per esdeveniments, sempre que és possible. Quan passa alguna cosa en un sistema, aquest avisa i la informació segueix de seguida. És més ràpid i gasta menys.
Per sincronització periòdica, quan no hi ha esdeveniments. Cada cinc minuts, cada hora, un cop al dia. Es tria segons la urgència real, no segons el que sembla millor.
Amb reprocessament, sempre. Els serveis cauen, les connexions es tallen, una resposta triga massa. Tot el que muntem ho assumeix i ho torna a provar, amb una espera creixent, i avisa una persona quan desisteix.
El cas més habitual: el lloc web que no parla amb la resta
L'exemple que més apareix és també el més car en oportunitat perduda. Algú emplena un formulari al lloc web. El que hauria de passar és: registre creat, notificació immediata a qui respon, seguiment programat i mesurament.
El que sol passar és que arriba un correu a una bústia compartida. Si la persona adequada no el veu, ningú més sap que ha existit. Per això tractem els llocs web i la captació com una qüestió que, a la pràctica, és d'integració.
El que sempre ens pregunten
I si una de les eines no té API?
Passa, sobretot en programari més antic. En aquests casos gairebé sempre hi ha un camí: exportacions programades, fitxers en una carpeta compartida, base de dades en lectura directa. És menys elegant i ho diem d'entrada, però ho resol.
Què passa quan un dels sistemes ha caigut?
La integració desa el que no ha pogut lliurar i ho torna a provar. El que no fem mai és deixar caure informació en silenci: si després de diversos intents no passa, s'avisa algú, amb el registre del que ha quedat per lliurar.
Això ens obliga a canviar de CRM?
No. El principi d'aquesta línia de treball és exactament el contrari: mantenir les eines que ja paga i ja sap fer servir, i resoldre l'espai que hi ha entre elles. Canviar de CRM és un projecte molt més gran, i rarament és la solució per a dades que no circulen.
Expliqui'ns què està frenant la seva operació.
Descrigui el problema amb les seves paraules. No cal que sàpiga què s'ha de construir.
- Llegim la sol·licitud.
- Responem en el termini d'una hora, per correu electrònic o per telèfon, en anglès o en portuguès.
- Si té sentit, concertem una conversa.