I vostri sistemi funzionano. Solo che non si parlano tra loro
Ogni strumento che avete comprato risolve bene il proprio problema. Il problema è lo spazio tra di essi, che nessuno ha venduto a nessuno e che è finito in mano a una persona con due schede aperte.
- Fatturazione
- Negozio online
- Foglio di calcolo
Un unico registro
Cosa ricevete
Collegamenti tra gli strumenti che già usate
Ogni dato viene scritto una volta e si propaga, senza sostituire nessuno degli strumenti.
Una fonte principale stabilita
Per ogni tipo di informazione viene deciso e documentato qual è il sistema che comanda.
Registro di tutto ciò che passa
Che cosa è entrato, che cosa è uscito, che cosa è fallito e che cosa è stato ritentato.
Come si svolge
Decidere la fonte di verità
Prima di collegare qualsiasi cosa, decidiamo dove ogni tipo di informazione deve essere modificato perché valga.
Collegare i sistemi
Tramite eventi ogni volta che è possibile, e tramite sincronizzazione periodica quando non ci sono eventi.
Rielaborare e avvisare
Quando un servizio si guasta, l'integrazione conserva ciò che è rimasto da consegnare, riprova e avvisa una persona se rinuncia.
Cosa non promettiamo
- Non sostituiamo gli strumenti che già usate. Cambiare CRM è un progetto molto più grande.
- Senza API, la strada è meno elegante: esportazioni programmate, file o lettura diretta del database. Lo diciamo fin dall'inizio.
- Non colleghiamo sistemi senza che sia stato deciso qual è la fonte principale di ogni informazione.
Più dettagli
Perché succede a tutti
Nessuno sceglie di avere sistemi isolati. Succede per accumulo. Si compra la fatturazione perché era obbligatoria, il CRM perché il team commerciale è cresciuto, il negozio online perché si è presentata l'occasione, e lo strumento di email perché il responsabile marketing lo conosceva già. Ogni decisione, presa da sola, era ragionevole.
Ciò che non ha mai avuto un responsabile è lo spazio tra di essi. E poiché quello spazio doveva essere riempito da qualcuno, è stato riempito da persone, a mano, senza che nessuno abbia mai deciso che sarebbe andata così.
La domanda che facciamo per prima
Prima di collegare qualsiasi cosa: qual è la fonte di verità per ogni tipo di informazione?
Se un cliente cambia indirizzo, dove deve essere fatta quella modifica perché valga? Se la risposta è «dipende» o «in tutti», l'integrazione non può ancora essere costruita, perché non c'è modo di risolvere i conflitti. Deciderlo è noioso, fa discutere, ed è la differenza tra un'integrazione che regge e una che passa la vita a creare duplicati.
Come colleghiamo
Tramite eventi, ogni volta che è possibile. Quando succede qualcosa in un sistema, questo avvisa e l'informazione parte subito. È più veloce e consuma meno.
Tramite sincronizzazione periodica, quando non ci sono eventi. Ogni cinque minuti, ogni ora, una volta al giorno. Si sceglie in base all'urgenza reale, non in base a ciò che sembra meglio.
Con rielaborazione, sempre. I servizi vanno giù, le connessioni cadono, una risposta tarda troppo. Tutto ciò che realizziamo lo dà per scontato e riprova, con attese crescenti, e avvisa una persona quando rinuncia.
Il caso più comune: il sito che non parla con il resto
L'esempio più frequente è anche il più costoso in termini di opportunità perse. Qualcuno compila un modulo sul sito. Ciò che dovrebbe succedere è: record creato, notifica immediata a chi risponde, seguito programmato e misurazione.
Ciò che di solito succede è che arriva un'email in una casella condivisa. Se la persona giusta non la vede, nessun altro sa che è esistita. È per questo che trattiamo i siti web e l'acquisizione come, in pratica, una questione di integrazione.
Cosa ci chiedono sempre
E se uno degli strumenti non ha un'API?
Succede, soprattutto con software più datato. In questi casi c'è quasi sempre una strada: esportazioni programmate, file in una cartella condivisa, database in lettura diretta. È meno elegante e lo diciamo fin dall'inizio, ma risolve.
Che cosa succede quando uno dei sistemi è fuori servizio?
L'integrazione conserva ciò che non è riuscita a consegnare e riprova. Ciò che non facciamo mai è lasciar cadere informazioni in silenzio: se dopo vari tentativi non passa, qualcuno viene avvisato, con il registro di ciò che è rimasto da consegnare.
Questo ci obbliga a cambiare CRM?
No. Il principio di questo servizio è esattamente l'opposto: mantenere gli strumenti che già pagate e già sapete usare, e risolvere lo spazio tra di essi. Cambiare CRM è un progetto molto più grande, e raramente è la soluzione per dati che non circolano.
Raccontateci che cosa sta frenando la vostra operatività.
Descrivete il problema con parole vostre. Non serve sapere che cosa bisogna costruire.
- Leggiamo la richiesta.
- Rispondiamo entro un'ora, via email o telefono, in inglese o in portoghese.
- Se ha senso, fissiamo una conversazione.