Sus sistemas funcionan. Solo que no hablan entre sí
Cada herramienta que ha comprado resuelve bien su problema. El problema es el espacio que hay entre ellas, que nadie le vendió a nadie y que acabó en manos de una persona con dos pestañas abiertas.
- Facturación
- Tienda online
- Hoja de cálculo
Un solo registro
Qué recibe
Conexiones entre las herramientas que ya utiliza
Cada dato se escribe una vez y se propaga, sin cambiar ninguna de las herramientas.
Una fuente principal decidida
Para cada tipo de información queda decidido y documentado cuál es el sistema que manda.
Registro de todo lo que pasa
Lo que entró, lo que salió, lo que falló y lo que se volvió a intentar.
Cómo se desarrolla
Decidir la fuente de la verdad
Antes de conectar nada, decidimos dónde hay que modificar cada tipo de información para que valga.
Conectar los sistemas
Por eventos siempre que sea posible, y por sincronización periódica cuando no hay eventos.
Reprocesar y avisar
Cuando un servicio falla, la integración guarda lo que ha quedado sin entregar, vuelve a intentarlo y avisa a una persona si desiste.
Lo que no prometemos
- No cambiamos las herramientas que ya utiliza. Cambiar de CRM es un proyecto mucho mayor.
- Sin API, el camino es menos elegante: exportaciones programadas, archivos o lectura directa de la base de datos. Lo decimos desde el principio.
- No conectamos sistemas sin que esté decidido cuál es la fuente principal de cada información.
Más detalle
Por qué esto le pasa a todo el mundo
Nadie elige tener sistemas aislados. Ocurre por acumulación. Se compra la facturación porque era obligatorio, el CRM porque el equipo comercial creció, la tienda online porque surgió la oportunidad, y la herramienta de email porque el responsable de marketing ya la conocía. Cada decisión fue razonable por sí misma.
Lo que nunca tuvo dueño fue el espacio que hay entre ellas. Y como ese espacio tenía que llenarlo alguien, lo llenaron personas, a mano, sin que nadie decidiera nunca que fuera a ser así.
La pregunta que hacemos primero
Antes de conectar nada: ¿cuál es la fuente de la verdad para cada tipo de información?
Si un cliente cambia de dirección, ¿dónde hay que hacer ese cambio para que valga? Si la respuesta es «depende» o «en todos», la integración todavía no se puede construir, porque no hay forma de resolver conflictos. Decidir esto es pesado, genera discusión, y es la diferencia entre una integración que aguanta y una que se pasa la vida creando duplicados.
Cómo conectamos
Por eventos, siempre que sea posible. Cuando ocurre algo en un sistema, este avisa y la información sigue su camino enseguida. Es más rápido y consume menos.
Por sincronización periódica, cuando no hay eventos. Cada cinco minutos, cada hora, una vez al día. Se elige según la urgencia real, no según lo que parece mejor.
Con reprocesamiento, siempre. Los servicios se caen, las conexiones se cortan, una respuesta tarda demasiado. Todo lo que montamos lo da por hecho y vuelve a intentarlo, con espera creciente, y avisa a una persona cuando desiste.
El caso más común: el sitio web que no habla con el resto
El ejemplo que más aparece es también el más caro en oportunidades perdidas. Alguien rellena un formulario en el sitio web. Lo que debería ocurrir es: registro creado, notificación inmediata a quien responde, continuidad programada y medición.
Lo que suele ocurrir es que llega un email a un buzón compartido. Si la persona adecuada no lo ve, nadie más sabe que existió. Por eso tratamos los sitios web y la captación como lo que son en la práctica: una cuestión de integración.
Lo que siempre nos preguntan
¿Y si una de las herramientas no tiene API?
Ocurre, sobre todo en software más antiguo. En esos casos casi siempre hay un camino: exportaciones programadas, archivos en una carpeta compartida, lectura directa de la base de datos. Es menos elegante y lo decimos desde el principio, pero resuelve.
¿Qué ocurre cuando uno de los sistemas está caído?
La integración guarda lo que no ha conseguido entregar y vuelve a intentarlo. Lo que nunca hacemos es dejar que se pierda información en silencio: si después de varios intentos no pasa, se avisa a alguien, con el registro de lo que ha quedado sin entregar.
¿Esto nos obliga a cambiar de CRM?
No. El principio de esta línea de trabajo es exactamente el contrario: mantener las herramientas que ya paga y ya sabe usar, y resolver el espacio que hay entre ellas. Cambiar de CRM es un proyecto mucho mayor, y rara vez es la solución para unos datos que no circulan.
Cuéntenos qué está frenando su operación.
Describa el problema con sus propias palabras. No necesita saber qué hay que construir.
- Leemos la solicitud.
- Respondemos en el plazo de una hora, por email o teléfono, en inglés o portugués.
- Si tiene sentido, concertamos una conversación.