Sistemele dumneavoastră funcționează. Doar că nu comunică între ele
Fiecare instrument pe care l-ați cumpărat își rezolvă bine problema. Problema este spațiul dintre ele, pe care nimeni nu l-a vândut nimănui și care a ajuns în grija unei persoane cu două file deschise.
- Facturare
- Magazin online
- Foaie de calcul
O singură înregistrare
Ce primiți
Conexiuni între instrumentele pe care le folosiți deja
Fiecare informație este scrisă o singură dată și se propagă, fără a înlocui niciunul dintre instrumente.
O sursă principală stabilită
Pentru fiecare tip de informație se stabilește și se documentează care este sistemul care decide.
Jurnal cu tot ce trece
Ce a intrat, ce a ieșit, ce a eșuat și ce a fost încercat din nou.
Cum se desfășoară
Stabilim sursa de adevăr
Înainte de a conecta orice, stabilim unde trebuie modificat fiecare tip de informație pentru ca modificarea să fie valabilă.
Conectăm sistemele
Prin evenimente ori de câte ori este posibil, și prin sincronizare periodică atunci când nu există evenimente.
Reprocesăm și alertăm
Când un serviciu cedează, integrarea păstrează ce a rămas de livrat, încearcă din nou și alertează o persoană dacă renunță.
Ce nu promitem
- Nu înlocuim instrumentele pe care le folosiți deja. Schimbarea CRM-ului este un proiect mult mai mare.
- Fără API, calea este mai puțin elegantă: exporturi programate, fișiere sau citire directă din baza de date. Spunem acest lucru de la început.
- Nu conectăm sisteme fără să fie stabilit care este sursa principală a fiecărei informații.
Mai multe detalii
De ce li se întâmplă tuturor
Nimeni nu alege să aibă sisteme izolate. Se întâmplă prin acumulare. Se cumpără programul de facturare pentru că era obligatoriu, CRM-ul pentru că echipa comercială a crescut, magazinul online pentru că a apărut oportunitatea, și instrumentul de email pentru că managerul de marketing îl cunoștea deja. Fiecare decizie a fost rezonabilă în sine.
Ceea ce nu a avut niciodată un responsabil a fost spațiul dintre ele. Și cum acest spațiu trebuia umplut de cineva, a fost umplut de oameni, de mână, fără ca cineva să fi decis vreodată că așa va fi.
Întrebarea pe care o punem mai întâi
Înainte de a conecta orice: care este sursa de adevăr pentru fiecare tip de informație?
Dacă un client își schimbă adresa, unde trebuie făcută această modificare pentru a fi valabilă? Dacă răspunsul este „depinde” sau „peste tot”, integrarea nu poate fi încă construită, pentru că nu există o modalitate de a rezolva conflictele. A decide acest lucru este plictisitor, stârnește discuții și face diferența dintre o integrare care rezistă și una care își petrece viața creând duplicate.
Cum conectăm
Prin evenimente, ori de câte ori este posibil. Când se întâmplă ceva într-un sistem, acesta anunță și informația pleacă imediat. Este mai rapid și consumă mai puțin.
Prin sincronizare periodică, atunci când nu există evenimente. Din cinci în cinci minute, din oră în oră, o dată pe zi. Se alege în funcție de urgența reală, nu în funcție de ce pare mai bine.
Cu reprocesare, întotdeauna. Serviciile cad, conexiunile se întrerup, un răspuns durează prea mult. Tot ce construim pornește de la această premisă și încearcă din nou, cu un timp de așteptare crescător, și alertează o persoană când renunță.
Cazul cel mai frecvent: site-ul care nu comunică cu restul
Exemplul care apare cel mai des este și cel mai scump ca oportunitate pierdută. Cineva completează un formular pe site. Ce ar trebui să se întâmple este: înregistrare creată, notificare imediată către cel care răspunde, urmărire programată și măsurare.
Ce se întâmplă de obicei este că ajunge un email într-o căsuță partajată. Dacă persoana potrivită nu îl vede, nimeni altcineva nu știe că a existat. De aceea tratăm site-urile web și captarea ca fiind, în practică, o chestiune de integrare.
Ce suntem întrebați mereu
Și dacă unul dintre instrumente nu are API?
Se întâmplă, mai ales la software-ul mai vechi. În aceste cazuri există aproape întotdeauna o cale: exporturi programate, fișiere într-un folder partajat, bază de date citită direct. Este mai puțin elegant și spunem acest lucru de la început, dar rezolvă problema.
Ce se întâmplă când unul dintre sisteme este indisponibil?
Integrarea păstrează ceea ce nu a reușit să livreze și încearcă din nou. Ceea ce nu facem niciodată este să lăsăm informația să se piardă în tăcere: dacă după mai multe încercări nu trece, cineva este alertat, cu jurnalul a ceea ce a rămas de livrat.
Ne obligă acest lucru să schimbăm CRM-ul?
Nu. Principiul acestei direcții este exact opusul: să păstrați instrumentele pe care le plătiți deja și pe care știți deja să le folosiți, și să rezolvați spațiul dintre ele. Schimbarea CRM-ului este un proiect mult mai mare și rareori este soluția pentru date care nu circulă.
Spuneți-ne ce vă frânează operațiunile.
Descrieți problema cu propriile cuvinte. Nu trebuie să știți ce anume trebuie construit.
- Citim cererea.
- Răspundem în cel mult o oră, prin email sau telefon, în engleză sau în portugheză.
- Dacă are sens, stabilim o discuție.